Клиент и задача
Компания “Эльбрус” (Наименование компании изменено по условиям соглашения), которая занимается организацией восхождений и альпинистских экспедиций по всему миру, обратилась к нам задачей на разработку интеграции между 1С и сайтом.
Клиент пользовался версией 1С:Предприятие Торговля и Склад 7.7 и хотел настроить взаимодействие так, чтобы заявки на туры и оплаты, оформленные на сайте, сразу поступали в учетную систему.
Эта версия конфигурации давно устарела и любые интеграции на ней были усложнены либо невозможны, поэтому мы предложили “Эльбрусу” мигрировать на 1С: Управление торговлей 11.5, чтобы решить текущие задачи и учесть новые функциональные требования.
Как работали процессы и что нужно было изменить
Сайт служил основной точкой входа для туристов: там можно было оформить заявку, оплатить экспедицию онлайн. В бэкенде сайта хранилась вся информация с 2010 года по туристическим группам, клиентам и оплатам.
Заявки с сайта и данные по платежам сотрудники заводили руками в 1С. Там же учитывали заказы, которые клиенты оформляли по телефону или в офисе компании.
В 1С заказчик также вел учет расходов на туристические группы, оплат поставщикам, рассчитывал заработную плату сотрудников.
У клиента были следующие элементы бизнес-процесса: туристическая группа с направлением поездки и датами, клиенты, которые оставили заявки на участие в экспедиции, оплаты от клиентов и возвраты, расходы на организацию туров. Учет велся в двух валютах: долларах и в рублях.
В 1С группы оформляли как Контрагента, клиентов как Проекты, привязанные к контрагенту. Для отслеживания заказов использовали платежки на Контрагента и Проект. После завершения тура формировали документ о поступлении ТМЦ(Номенклатуры), где указывали расходы по группе и Реализацию.
Клиент также пользовался отчетами: ведомость по контрагентам в разрезе проектов, где смотрели платежи и возвраты по группе. Рентабельность оценивали с помощью отчета по продажам ТМЦ.
Перед внедрением мы проанализировали процессы в компании и архитектуру текущего решения и составили план работ, который включал:
- Разработку архитектурного решения и методологии для учета групп, клиентов, формирования туров, проведения платежей в новой системе.
- Миграцию на 11.5 с переносом исторических данных, внедрение их в новую архитектуру. Функциональные доработки.
- Внедрение и разработку отчетов.
- Интеграцию с сайтом и настройка взаимодействия 1С и сайта.
Что делали и как
Разработка методологии учета
Нам нужно было продумать архитектуру будущего решения, схему заведения и учета элементов бизнес-процесса клиента: группы, клиенты, оплаты, субподрядчики.
Для этого мы изучили текущую реализацию взаимодействия элементов в 1С Торговля и склад: как они связаны друг с другом, какие операции с ними проводит клиент, какие отчеты формирует. Собрали требования по изменениям и доработкам и спроектировали архитектуру и методологию нового решения.
| Описание | Соответствие в разрабатываемой модели учета |
| Туристическая группа, поездка | Справочник Партнеры |
| Физлицо/юрлицо – участник группы | Справочник Контрагенты |
| Собственное юрлицо | Справочник Организации |
| Договор/заявка клиента на конкретную поездку, к нему привязывается оплата и оказание услуги | Документ Заказ клиента. В качестве альтернативы можно использовать договор (отдельный на каждый тур). |
Пришли к схеме, в которой туристическую группу заводили как Партнера, туристов как Контрагентов, привязанных к Партнеру, заявки от туристов — как Заказы клиента, где в качестве Партнера указывали тургруппы, а в качестве Контрагента — нужное физическое лицо.
Расходы на организацию туров: закупку оборудования, страховок и другие нужные штуки, — оформлялись как оплаты партнеру.
Доработки и миграция данных
Помимо разработки архитектуры, внедряли новый функционал:
- Разнесение расходов по группам. Иногда за оборудование или услуги клиент платили одним платежом, который нужно было учесть в бюджете сразу нескольких групп.
- Закрытие групп и запрет редактирования документов по группам. Стандартный функционал 1С, закрытие месяца, нам не подходил. При таком способе платежи, оформленные в валюте, пересчитывались по курсу на дату закрытия, а не фактического поступления денег.
- Групповое закрытие заказов. Через сущность «Сделка» реализовали автоматическое закрытие по всем заказам в рамках одной группы.
- Перенос оплаты в другую группу. Случалось, что клиенты, которые уже произвели оплату, меняли даты тура или направление экспедиции. Чтобы не пришлось отменять заказ и создавать новый в ручном режиме, мы разработали алгоритм переноса платежа. Настроили специально окно, в котором менеджер выбирает группу для переноса. Распределение оплаты в новую группу происходит в автоматическом режиме с сохранением даты платежа. Также внедрили частичный перенос, чтобы платеж, произведенный за один тур, можно было разбить на две экспедиции
Далее нам предстояло перенести все данные, сохранившиеся с 2014 по 2022 год в 1С.
Типовой функционал системы не предполагал подобной такой миграции, поэтому мы сначала сделали выгрузку из прежней системы, обработали данные в Excel-файле и после перенесли их в новую учетку. При выгрузке данных программно собирали данные по платежам и расходам по отдельности, а на этапе загрузки группировали эти сведения.
Оплаты от клиентов изначально хотели переносить как документы остатков авансов. Но заказчик хотел, чтобы в новой системе сохранились исторические данные с датами проведения платежей и валютами, разбитые по документам. Поэтому оплаты за прошлые периоды мы переносили, формируя заказы и документы к ним. По сути, генерировали учет, как если бы он велся в этой программе с 2014 года.
Настройка отчетов
Внедрили типовые отчеты:
- Ведомость расчетов с клиентами, который отражает состояние расчетов и реализацию услуг в разрезе фирм, групп и клиентов.
- Карточки взаиморасчетов для аналитики в разрезе дат поступлений. Аналогичные отчеты можно выгрузить для просмотра операций с поставщиками.
- Отчеты по денежным средствам.
- Группы отчетов для аналитики финансовых результатов, которые отражают результаты по группам: расходы, доходы и прибыль, общие доходы и расходы в разрезе разных статей.
Часть отчетов дорабатывали в соответствии с потребностями клиента.
- Отчеты по расчетам с клиентами: внедряли вывод данных в двух валютах, доллары и рубли.
- Отчет по расходам по группе.
- Отчет по материальным расходам организации: электроэнергия, аренда и т. п.
- Отчет по закрытым и незакрытым группам. Группа и все платежи по ней, расходы, доходы.
- Отчет для расчета заработной платы менеджеров: учитывалась стоимость тура на человека, превышает ли она порог в 10 000$, возвраты клиентов, комиссии, то премия. если мне доходит до порога, то рассчитывается порог.
Интеграция с сайтом
После того как миграция и настройка новой системы были завершены, перешли к задаче по интеграции с сайтом. Клиенты, их заявки и оплаты должны были автоматически заводиться в 1С.
У “Эльбруса” сайт разработан на самописной CMS — интеграций из коробки не было. Вместе с разработчиками ресурса мы сформировали список и семантику запросов для обмена данными.
Настроили в 1С учет ID данных — ID присваиваются последовательно. Для обновления информации в запросе к сайту отправляем последний полученный ID. В ответ сайт отдает данные с ID больше полученного и те, по которым произошли изменения.
Помимо передачи данных с сайта в 1С, настроили выгрузку оплат из 1С на сайт и удаление их с сайта с тем, чтобы в бэкенде была доступна информация по всем заявкам и платежам.
Результаты
Процесс внедрения занял у нас около полугода. Со стороны клиента был сотрудник, который отвечает за работу с 1С. Весь функционал он тестировал самостоятельно и давал нам обратную связь. После проводил демо с сотрудниками Эльбруса.
После миграции бизнес-процесс стал удобнее: большая часть работы по управлению турами была автоматизирована. Работа с клиентом продолжается: ведем небольшие текущие доработки и планируем внедрение CRM-системы на базе 1C.